Procurement

Warum ist Procurement wichtig?

Für das Verständnis der Lieferkette (Supply Chain) ist die Beschaffung ein wichtiger Schritt, denn sie hilft Unternehmen, zuverlässige Lieferanten zu finden, die Waren und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen anbieten können, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Das Beschaffungswesen ist eine essenzielle Unternehmensfunktion, weil sie sich direkt auf die Gewinnmarge auswirkt. Um rentabel zu sein, müssen die Kosten für die Beschaffung von Waren unter dem Betrag liegen, für den die Waren verkauft werden. Ein wesentlicher Aspekt bei der Verbesserung der Beschaffungsprozesse ist also die Kostensenkung.

Ein typischer Procurement Ablauf

Je nach Unternehmen sind die genauen Einkaufsprozesse unterschiedlich, da jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen, Bedürfnisse und Präferenzen hat. Wir wollen uns nun ein typisches Beispiel für den Ablauf ansehen:

1. Identifizierung von Geschäftsbedürfnissen: Manager und andere Beteiligte arbeiten zusammen, um herauszufinden und zu rechtfertigen, was sie kaufen müssen.

2. Einreichung eines Kaufantrags: Dieser meldet, dass ein Bedarf besteht. Die Abteilung, die den Einkauf leitet, kann den Antrag dann genehmigen oder ablehnen. Wird die Anfrage genehmigt, kann das Beschaffungsteam einen Lieferanten auswählen und den Kauf tätigen.

3. Bewertung und Auswahl von Lieferanten: Anhand einer detaillierten Auflistung der Anforderungen und einer genehmigten Kaufanfrage kann nun der passende Lieferant gefunden und eine Angebotsanfrage gestellt werden - das ist eine Anfrage, die das Einkaufsteam an potenzielle Lieferanten sendet, um ein Angebot zu erhalten.

4. Vertragsverhandlungen: Das Unternehmen verhandelt mit dem Lieferanten über die Preise und Bedingungen. Sobald die endgültigen Bedingungen festgelegt sind, ist es wichtig, sie schriftlich festzuhalten.

5. Bestellung: Es wird im nächsten Schritt eine Purchase Order (PO), also eine Bestellung erstellt und an den Lieferanten gesendet. Diese sollte so detailliert sein, dass die benötigten Dienstleistungen oder Waren genau angegeben werden können und der Lieferant in der Lage ist, die Bestellung auszuführen.

6. Ankunft und Kontrolle der Ware: Es gilt sicherzustellen, dass alles so geliefert wird, wie es in der Bestellung angegeben ist, und dass die Qualität die Erwartungen entspricht

7. Kreditorenbuchhaltung: Die Kreditorenbuchhaltung vergleicht die Bestellung, den Auftragseingang und die Rechnung, um zu gewährleisten, dass die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen mit der Bestellung übereinstimmen, und um zu verhindern, dass nicht autorisierte oder fehlerhafte Rechnungen bezahlt werden.

8. Zahlung: Freigabe der Rechnung und Anordnung der Zahlung, wenn alles korrekt ist.

9. Aufbewahrung von Belegen: Im Falle eines Audits, für steuerliche Zwecke und zur Bestätigung der Produktgarantie ist es wichtig, alle ordnungsgemäßen Unterlagen aufzubewahren.

10. Pflege der Geschäftsbeziehungen: Ziel ist es, zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung aufzubauen, in der beide Parteien ihre Ziele erreichen können.

Procurement im Unternehmen

Auch wenn die Beschaffung eine wichtige und umfassende Funktion ist, verfügen nicht alle Unternehmen über ein entsprechendes Procurement Management Team. In kleineren Unternehmen ist in der Regel das Finanzteam für die Beschaffungsfunktion zuständig, während größere Unternehmen mit komplexeren Beschaffungsanforderungen möglicherweise ein eigenes Team mit Procurement Manager in der Einkaufsabteilung beschäftigen.

An der Spitze dieser Teams stehen meist die Chief Procurement Officers (CPO), die in der Regel auch dem Vorstand angehören und mit dem Chief Financial Officer (CFO) zusammenarbeiten.

Die Hauptaufgabe eines Procurement Managers besteht darin, Faktoren wie Qualität, Quantität, Zeit und Standort kontinuierlich zu bewerten und gleichzeitig Verhandlungen zu führen, um den besten verfügbaren Preis (und damit Einsparungen) für das Unternehmen zu erzielen.

E-Procurement

E-Procurement oder Digital Procurement beschreibt den Prozess des Online-Einkaufs. Wenn sie richtig umgesetzt wird, erleichtert eine Procurement-Software die Kommunikation mit den Lieferanten, indem sie eine direkte Verbindung über Angebote, Bestellungen, E-Mails und mehr herstellt. Unternehmen, die umfangreiche Lieferungen benötigen, können die Hilfe eines integrierten ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) z.B. von SAP nutzen.

Vor allem die Lieferanten sehen die Vorteile einer solchen Software für Ausschreibungen. Die Prüfung von Anfragen und Angeboten und die Abgabe von Geboten im Wettbewerb ist eine viel effizientere Art der Kommunikation.

Mithilfe von E-Procurement lassen sich also manuelle Prozesse dank künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen automatisieren, um Zeit zu gewinnen und menschliche Fehler zu vermeiden - manchmal sogar vollständig zu eliminieren. Folglich kann also das Unternehmen beträchtliche Summen sparen, da es kostspielige Fehler vermeidet, die bei der manuellen Bearbeitung von Bestellungen und Papierkram auftreten können.

Auch sich wiederholende Aufgaben lassen sich reduzieren, damit sich die Fachleute auf wichtigere Aspekte des Geschäfts konzentrieren können. Die digitale Transformation macht also auch vor Procurement keinen Halt und hilft Unternehmen dabei, die Produktivität über die Fertigungslinie hinaus zu steigern.

Für Unternehmen, die bestrebt sind, ihre Gewinne zu maximieren und ihre Abläufe zu verbessern, kann die e-Beschaffung also eine praktische und profitable Option sein.